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Sécuriser ses relations et ses innovations

Nul n'est à l'abri de concurrents malveillants ou de clients peu scrupuleux. Mais pour une jeune entreprise, souvent inexpérimentée et peu fortunée, ces difficultés peuvent tourner au cauchemar. Les solutions pour se protéger.

Concurrence déloyale, contrefaçon, clients mauvais payeurs, trous de trésorerie... Dès les premiers mois d'activité, la vie d'une jeune entreprise peut être mise à rude épreuve. La solution ? Prévenir les risques le plus en amont possible afin de limiter les dégâts et éviter la spirale infernale qui peut, si rien n'est fait, mener à la faillite.

Protéger son idée

Chaque année, des dizaines d'entrepreneurs se font court-circuiter ou devancer par des concurrents peu scrupuleux qui copient leurs produits, leur logo ou leur slogan. Pour éviter d'en arriver là, il est impératif de se protéger juridiquement afin de bénéficier d'une exclusivité et de pouvoir se défendre en cas d'attaque ou de contrefaçon. Mais entre les brevets, les marques, les modèles... il n'est pas toujours évident de se repérer dans les méandres de la protection industrielle. Au démarrage, si le produit ou le service ne présente pas un caractère innovant trop pointu, le dépôt d'une enveloppe Soleau à l'INPI (Institut national de la propriété industrielle) suffit. Peu coûteuse (15 euros), elle constitue la preuve de la date d'une création ou d'une idée, mais s'avère peu protectrice. Pour profiter d'une protection « rapprochée », il faut passer à la vitesse supérieure et déposer soit un brevet, soit une marque, soit un modèle/dessin. Chacun de ces titres de propriété possède ses propres caractéristiques et correspond à des situations particulières. Pour bien comprendre le type de protection assurée par chacun de ces titres, le mieux est de prendre rendez-vous avec les conseillers de l'INPI. Rassurezvous, ces experts sont soumis au secret professionnel, il n'y a donc aucun risque de fuite. Au contraire, leur rôle consiste à aider les entrepreneurs et à les orienter sur le meilleur dispositif.

Se prémunir des impayés

Les retards de paiement des factures peuvent être à l'origine de difficultés de trésorerie. Il est donc important de réagir très vite, car les chances de paiement se réduisent avec le temps. Prévoyez des outils informatiques qui vous alertent dès le lendemain d'une échéance client non payée et relancez sans attendre. La première relance téléphonique doit rester courtoise, car le client peut tout simplement, par négligence, avoir laissé passer la date. Cette prise de contact doit vous permettre de savoir pourquoi il tarde à vous payer, de le prévenir des risques qu'il encoure s'il ne paie pas et de fixer un nouveau délai de paiement très court. Si cette première approche ne fonctionne pas, montez en puissance dans vos communications : e-mail, courrier de relance, lettre avec accusé de réception... Ne faites intervenir la menace de poursuites judiciaires qu'en dernier recours.

Pour éviter les mauvaises surprises, gardez un oeil sur la santé financière de vos clients et partenaires. C'est ce que propose le site infogreffe.fr, sur lequel vous trouverez les bilans, comptes de résultats, dettes et éventuelles procédures de sauvegarde de toutes les entreprises immatriculées en France. Vous pouvez également y programmer des alertes sur vos partenaires douteux.

Verrouiller les documents commerciaux

Tous vos documents administratifs et juridiques (contrats, conditions générales de vente...) doivent indiquer les conditions et les moyens de paiement. Plusieurs options : vous pouvez proposer un échéancier des paiements (par exemple : 40 % à la commande, 60 % à la réception). Mais restez prudent et partez du constat que plus vous demandez à la commande, plus vos chances d'être payé sont élevées. Vous pouvez également exiger d'être payé en totalité à la commande, mais cette condition est plus difficile à remplir pour les créateurs qui ont une activité de service. Précisez également dans vos documents les moyens de paiement que vous acceptez (espèces, chèques, virement...). Attention cependant, un particulier doit automatiquement vous payer par chèque ou par virement (bancaire, électronique...) si la facture dépasse 3 000 euros. Idem pour un professionnel : il ne peut pas vous payer en espèces si la facture dépasse 1 100 euros.

Établir des factures

Elles ne sont en principe pas obligatoires si vous vendez à un particulier, mais il est préférable de le faire. Cela facilitera votre comptabilité et, en cas de litiges, vous aurez une trace écrite. En plus, ce document constitue une preuve d'exécution de la prestation et/ou de la vente. En revanche, la loi impose d'établir une facture si vous vendez à des professionnels ou à d'autres entreprises. Les factures doivent être éditées en double exemplaire, dont un est remis au client à l'issue de l'exécution de la prestation ou de la vente.

Pour aller plus loin...

S'entourer de conseils extérieurs

Avocat, experts-comptables, banquiers... Ces experts sont des conseillers incontournables, et il est difficile de se passer de leur expertise. Un jour, vous avez besoin d'eux pour gérer la comptabilité de l'entreprise, le lendemain pour rédiger un contrat commercial, le mois suivant pour réorganiser un service ou régler un contentieux. Mieux vaut donc entretenir de bonnes relations avec eux. Les avocats vous aideront au démarrage à définir le cadre légal de votre activité. Ils peuvent intervenir à la fois sur le choix de la structure juridique de l'entreprise (entreprise individuelle, SARL, SA, SAS...), mais aussi apporter des conseils sur le nom de l'entreprise, le droit des marques, faire des recherches d'antériorité sur un brevet ou rédiger un pacte d'associés. Plus tard, ils seront à vos côtés pour créer une filiale, organiser une vente ou un rachat, rédiger des contrats commerciaux, régler des affaires prud'homales ou gérer des licenciements. Les experts-comptables assureront votre comptabilité et suivront l'évolution de votre situation financière. Ils vous accompagneront en cas de difficultés en vous orientant vers des actions correctives. Quant aux banquiers, ne les snobez pas une fois votre crédit obtenu. Rencontrez-les régulièrement, car le jour où vous aurez besoin d'un nouveau crédit ou d'un découvert, il sera toujours plus facile de négocier si un climat de confiance a été instauré.

Témoignage...

Xavier Moisant, créateur de Gobilab

« Nous voulons nous protéger de la concurrence. »


Xavier Moisant et ses deux associés ont eu une idée géniale en créant Gobilab. Cette jeune entreprise parisienne a inventé en 2010 le Gobi, un substitut écolo et malin au traditionnel gobelet en plastique des fontaines à eau de bureau, dont des quantités astronomiques finissent chaque année à la poubelle. « C'est une petite bouteille réutilisable, facile à transporter et à nettoyer, que chacun personnalise à son image », explique Xavier Moisant.

Ce nouveau concept a fait l'objet de nombreux dépôts de titres à l'INPI (Institut national de la propriété industrielle) : dépôt de nom, dépôt de dessins et modèles, dépôt de brevets... « Nous souhaitions nous protéger de la concurrence », explique le créateur qui a eu le nez creux. Quelques semaines après le lancement du produit, il a découvert qu'une entreprise marseillaise commercialisait, sous le nom de Gobie, des gobelets en plastique personnalisables. « Comme nous avions déposé notre nom, nous avons pu les obliger, avec beaucoup de courtoisie, à changer le nom de leur entreprise. Nous voulions éviter que notre marque, naissante, ne soit parasitée par des produits aux consonances proches de la nôtre. C'est très important en terme de référencement sur Google. » Une fois l'entreprise lancée, Xavier Moisant a rencontré d'autres déconvenues. Bien que ses conditions de vente soient bétonnées – elles mentionnent les conditions de livraison, les conditions de paiement, etc. –, il a eu de mauvaises surprises avec plusieurs clients. « Les retards de paiement sont nombreux : un client sur quatre ne nous paie pas en temps et en heure. Grâce à nos outils d'alerte, nous les relançons et ils finissent par régler leur facture, mais quelle perte de temps et d'énergie. Je passe chaque semaine plus d'une journée à faire des relances téléphoniques. » Heureusement, pour combler ces trous passagers de trésorerie, Xavier Moisant peut compter sur son banquier. « Il nous accorde des découverts et n'a jamais refusé de nous aider. Il nous connaît bien et depuis le démarrage de la société, j'ai toujours veillé à le rencontrer une fois par trimestre et à le tenir au courant de notre évolution. » Une relation de confiance payante qui a toujours permis à l'entreprise de boucler des fins de mois parfois... difficiles.